その月にかかった交通費や名刺作成（広告費）などを、立替精算する場合の手順です。
今月分の立替は翌月に行う
立替請求の数が大きくなると手数料も増してしまうため、今月分の立替は翌月５日までに一度にまとめて、会計が申請してください。
例)１月１日～１月３１日までに使った交通費・広告費・会場費・雑費を、一つの精算書にまとめて２月４日に立替請求する。
※立替するものがない場合は、申請不要です。
用意するもの
- 精算書１枚
- 支払いが分かるスクリーンショット（立替したものすべて）や店でもらった領収書の写真※
以上２点を準備して生徒会ライングループから送信してください。精算書は以下の画像をクリックしダウンロードしてください。エクセルデータになります。
支払いが分かるスクリーンショットは、購入の詳細と金額が分かるところをスクリーンショットしてください。クレジットカード情報など、プライバシーに関わるところは塗りつぶしや切り取りを行っても構いません。
※お店で予算を使う場合は会計時店員に「領収書ください」と伝えるともらえます。宛名を聞かれるので「ルイギジュク」と書いてもらってください。漢字じゃなくていいです。
ちなみに領収書をもらうとレシートはもらえませんが、問題ありません。明細はその領収書となります。領収書の写真を撮って会計に送信しましょう。領収書そのものも会計に管理してもらいましょう。
精算書の作成やスクショ作成は、会計以外の者（例えば、立替をした者）が行っても構いませんが、塾への申請は会計が行ってください。
精算書は月に一つだけ提出。
精算書は一ヶ月に一枚の提出です。
交通費や会場費など、立替ごとに精算書を用意して請求するのではなく、一ヶ月分としてまとめてください。
例）会計が１月の交通費・会場費・広告費を一つ精算書にまとめて、２月５日に生徒会ライングループに送信する。支払いのスクリーンショットは会計が立替を行った人から集め、会計が生徒会ライングループに送信する。
塾からの送金先は一つだけ
その月に立替が行った人が一名の場合は、その人の銀行口座に送金することができます。複数名いる場合は、生徒会会計の口座、若しくは指定された口座に送金します。
預かった立替金を、各メンバーに送金する際の送金手数料を、塾への精算請求に勘定して構いません。（手数料が分かるスクショは雑費なので不要）
例）立替額は１万円で立替した者が３名（会計とその他２名）いる場合、送金手数料で172円が一人あたりにかかるので、会計から個人に送金する２名分の送金手数料344円を雑費として計上、1万344円を精算書に記載し、送信する。（その際の送金に関わる手数料が分かるスクリーンショットは不要）
現金が残った場合＆請求額が足りなかった場合
計算違いや送金ミスで現金が残った場合は、生徒会内で会計が周知し、現金を管理、今後の経費に充ててください。塾に連絡は不要です。
請求額が足りなかった場合は、それが分かる資料を準備し、翌月に普段の立替請求とまとめて行ってください。（各メンバーへの送金に関わる不足分は雑費として計上、資料は要りません）
立替ができず、先に大きなお金が必要となる場合
音楽ホールなど大きな施設を借りる等、個人で立替ができないレベルの費用が発生する場合は、立替ではなく、塾側で生徒会費を使って契約をしますので、塾に連絡してください。
交通費について
icへのチャージした領収書は精算不可になります。これは、icの使用が交通費だけに留まらないためです。
例えば、券売機でicカードを挿入し、利用履歴を発行し、行き先が明らかであればオッケーです。この利用履歴のデータについても会計がチェック＆管理をお願い致します。
また、タクシーや新幹線など、領収書が切れるものも問題ありません。
